Les frais de transport correspondent à trois types de dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

Selon les cas :

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement effectué par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est exonéré de cotisations.

Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Ce plafonnement s’applique également en matière sociale. Ce barème est imposé par l’URSSAF :

L’utilisation du barème fiscal est désormais admis pour les véhicules dont le salarié lui-même, ou le cas échéant son conjoint ou l’un des membres de son foyer fiscal, est personnellement propriétaire et également pour les véhicules prêtés et loués.

Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.

🔎 À noter : la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.

Le salarié peut également être remboursé de ses frais professionnels sur la base de justificatifs, en prouvant les kilométrages privé et professionnel.

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés.

Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale.

Mais, dans ce cas, l'ensemble des salariés de l'entreprise doit pouvoir en bénéficier. Cette prise en charge prend alors la forme d'une « prime carburant » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d'alimentation d'un véhicule électrique) des salariés sous certaines conditions et limites

L'employeur peut aussi faire le choix de verser une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » publié par l'administration fiscale. Le régime social de cet avantage diffère selon que les salariés sont contraints ou non d'utiliser leur véhicule personnel.

💡 La prise en charge n'est pas réservée à l'utilisation d'un véhicule. Elle peut également couvrir les déplacements effectués à vélo ou des services de mobilité partagée.

Cette prime est cumulable avec :

🚨Cette prime n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime de transport dans la base de calcul puis d’appliquer la déduction forfaitaire.

Le forfait mobilités durables offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Le forfait mobilités durables se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Pour favoriser les transports dits « à mobilité douce », les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail en utilisant les modes de déplacement suivants :

Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais de trajets doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.

En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.

Cette prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables », exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 € par an et par salarié en 2023.

Lorsque l'employeur prend en charge des frais engagés par le salarié dans le cadre du forfait mobilités durables, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités tous les salariés de l'entreprise remplissant les conditions d'accès au forfait.

L’exonération de cotisations du forfait mobilités durables est conditionnée par la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet : ainsi, le salarié doit être en mesure de fournir à l'employeur, pour chaque année civile, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement relatifs à l'utilisation effective d'un ou plusieurs des moyens de déplacements susvisés.

L’exonération de cotisations et contributions de Sécurité sociale du forfait mobilités durables n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). En cas d’application de la DFS, le forfait mobilités durables doit être intégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

En revanche, le forfait mobilités durables peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût des titres d’abonnement aux transports publics de personnes ou services publics de location de vélos.

Lorsqu'un salarié cumule le forfait mobilités durables et la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, l’exonération s’applique dans la limite de 800 € ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire s’il est plus élevé (s'il est supérieur à 800 €).
À noter que la limite annuelle de 800 € s’applique aux sommes versées sur l’année 2022.

Le forfait mobilités durables peut également être cumulé avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 700 € par an en 2023

Pour les salariés ne bénéficiant pas de la prise en charge obligatoire de 50 % de leurs titres d’abonnement, la prime de 4 euros est exonérée de cotisations et contributions sociales Toutefois, lorsque le salarié est logé sur son lieu de travail ou à proximité et que le recours à un moyen de transport quelconque n’apparaît pas justifié, cette prime est soumise à cotisations.

Pour les salariés cumulant la prise en charge obligatoire de 50 % de leurs titres d’abonnement et la prise en charge partielle des frais réels avec la prime de 4 euros, le montant total de ces avantages ne peut être exonéré de cotisations et contributions sociales que dans la limite des frais réellement engagés. Il en est de même en cas de cumul avec la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Dans la mesure où la prime de 4 euros a pour objet d’indemniser le salarié de ses frais de transport, elle peut être prise en compte pour l’appréciation du respect par l’employeur de son obligation légale de prendre en charge la moitié du coût des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour effectuer leurs déplacements domicile/lieu de travail.