Traiter les notes de frais de vos salariés directement sur le bulletin de paie.
Dès lors que vos salariés avancent des sommes personnelles sur des frais destinés à leur activité professionnelle et dans l’intérêt de votre entreprise, vous avez l’obligation de les rembourser.
🔎 Pour cela, vos employés doivent vous fournir une note de frais justifiant du montant en jeu et du contexte de paiement.
Étape 1 : Vos salariés produisent des notes de frais avec les justificatifs de paiement et vous les font parvenir. Le plus simple revient à leur demander de vous fournir un tableur Excel sur une période définie.
Étape 2 : Sur le formulaire d’appel de variable de paie, indiquez le montant des notes de frais. Votre gestionnaire de paie se charge de la saisie dans le bulletin de salaire de vos employés. Vous devez remplir ce formulaire entre le 20 et 24 de chaque mois.
Étape 3 : Le montant dû apparaît sur le bulletin de paie de vos salariés. Vous devez effectuer le remboursement de la somme en jeu à n’importe quel moment. Nous vous conseillons d’effectuer ce virement en même temps que celui du salaire.
Étape 4 : Vous conservez les notes de frais de vos salariés en cas de contrôle fiscal.
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Comment traiter les notes de frais de vos salariés sur Dougs ?
🚨 Attention : les notes de frais de vos salariés ne doivent pas être traitées de la même manière que vos notes de frais de dirigeant.
Vos employés n’apparaissent pas sur votre interface Dougs. Pour inscrire le remboursement de leurs notes de frais sur votre compte, il est nécessaire d’éclater le versement total entre les différentes entrées proposées sur Dougs.
Pour cela :
Rendez-vous sur votre compte Dougs dans la rubrique Comptabilité.
Retrouvez l’opération bancaire correspondant au remboursement des notes de frais de vos salariés pour la modifier.
Vous avez la possibilité d’ajouter des lignes à cette opération : une ligne par catégorie de remboursement (restauration, matériel, parking, etc.).
Pour chaque ligne ajoutée, renseignez un montant.
Vous pouvez modifier un montant directement en cliquant dessus.
🔎 Si vous avez besoin d'information pour détailler l'opération, rendez-vous ici.
Prenons un exemple : vous remboursez 1500 € de notes de frais à un salarié. Saisissez le montant en charges.
Par la suite, détaillez directement sur l’opération les différents montants en jeu :
500 € de péage, parking, train*,
450 € de matériel et outillage professionnel,
500 € de restaurant,
50 € de timbre et colis.
⚠️ Cas particulier : les indemnités kilométriques des salariés.
Sur Dougs, la manipulation pour inscrire les indemnités kilométriques des salariés ne passe pas par le module “Ajouter une indemnité kilométrique” comme cela se fait pour vous, dirigeant.
Vous devez directement renseigner le montant des indemnités kilométriques de vos salariés dans l’opération bancaire liée au remboursement en “Péage, parking, train”.
🚨 Attention, veillez à bien conserver les justificatifs de remboursement de vos salariés. Rattachez-les aux opérations en question sur votre compte Dougs.
Voilà qui devrait vous aider à traiter les notes de frais de vos salariés en toute simplicité.
À bientôt chez Dougs 👋