En bref
La plupart des sociétés doivent conserver leurs procès-verbaux dans un registre spécial, tenu au siège social.
Avant d’être utilisé, ce registre est coté et paraphé par un juge ou par le maire. Il peut aussi être tenu en ligne.
Les procès-verbaux y sont reportés dans l’ordre chronologique, sans blanc. C’est la preuve des décisions de votre société.
1. De quoi parle-t-on ?
Le registre des assemblées générales (ou registre des décisions) regroupe tous les procès-verbaux de vos décisions d’associés : approbation des comptes, affectation du résultat, nomination d’un dirigeant, modification des statuts…
En société à associé unique (EURL, SASU), il contient les décisions de l’associé unique.
À quoi sert-il ? C’est la preuve qu’une décision a bien été prise, à quelle date et dans quelles conditions. Il peut vous être demandé :
lors d’un contrôle fiscal ou URSSAF ;
par votre banque ou un notaire ;
par un acheteur, si vous cédez votre société ;
en cas de désaccord entre associés.
💡 À ne pas confondre avec le registre des mouvements de titres. Celui-ci concerne les SAS, SASU et SA : il retrace les ventes et transferts d’actions.
2. Votre société doit-elle tenir un registre ?
Forme | Ce que prévoit la loi |
SARL | Les procès-verbaux d’assemblée sont établis sur un registre spécial coté et paraphé, tenu au siège. |
EURL | Chaque décision de l’associé unique est consignée sur un registre coté et paraphé, tenu au siège. |
SASU | Les décisions de l’associé unique sont répertoriées dans un registre. |
SAS (plusieurs associés) | Les statuts fixent la façon de constater les décisions. En pratique, ils prévoient presque toujours un registre. |
SA | Les procès-verbaux d’assemblée et du conseil d’administration sont établis sur un registre spécial coté et paraphé. |
SCI et sociétés civiles | Les procès-verbaux sont établis sur un registre spécial coté et paraphé, tenu au siège. |
💡 En SAS et en SASU, nous vous recommandons de tenir un registre coté et paraphé, comme en SARL. C’est la forme la plus sûre pour prouver vos décisions.
3. Faire coter et parapher votre registre
Coter, c’est numéroter chaque page. Parapher, c’est y apposer une marque (initiales ou signature). Ainsi, personne ne peut ajouter ou retirer une page après coup.
Qui peut le faire ?
Avant toute utilisation, l’une des autorités suivantes :
un juge du tribunal de commerce : en pratique, la demande se fait auprès du greffe ;
un juge du tribunal judiciaire ;
le maire de la commune du siège social, ou l’un de ses adjoints.
Comment s’y prendre ?
Procurez-vous un registre : un registre relié (en papeterie ou sur internet), ou des feuilles mobiles numérotées.
Contactez l’autorité choisie pour connaître ses modalités : dépôt au guichet, envoi par courrier avec une enveloppe retour…
Récupérez votre registre coté et paraphé.
Conservez-le au siège social de votre société.
⚠️ Les textes prévoient un paraphe « sans frais ». Les modalités pratiques varient toutefois d’un greffe ou d’une mairie à l’autre, et toutes les mairies ne proposent pas ce service : renseignez-vous avant.
Les feuilles mobiles
En SARL, en SA et dans les sociétés civiles, vous pouvez utiliser des feuilles mobiles plutôt qu’un registre relié. Elles doivent être :
numérotées sans discontinuité ;
paraphées de la même façon ;
revêtues du sceau de l’autorité qui les a paraphées.
Dès qu’une feuille est utilisée, même en partie, elle est jointe aux précédentes. Ajouter, retirer, remplacer ou intervertir des feuilles est interdit.
4. Tenir votre registre au quotidien
Les règles de base
Reportez chaque procès-verbal dans le registre, dans l’ordre chronologique, depuis la création de la société.
Ne laissez aucune page blanche entre deux procès-verbaux. N’écrivez rien entre les lignes.
Faites signer chaque procès-verbal par les personnes prévues par la loi ou les statuts : gérant, président de séance, associé unique…
Gardez le registre au siège social. En cas de transfert de siège, il vous suit.
💡 Notre conseil : imprimez ou recopiez les procès-verbaux directement sur les pages du registre, plutôt que de les coller. Et conservez toujours les originaux signés.
En société à associé unique
En EURL et en SASU, les conventions passées entre la société et son dirigeant ou son associé unique sont mentionnées dans le registre.
En SASU, si l’associé unique est une personne physique qui assure lui-même la présidence, le dépôt des comptes annuels au greffe dans les délais vaut approbation des comptes. Il n’a alors pas à inscrire de décision d’approbation au registre.
Besoin d’une copie ? Une banque, un greffe ou un notaire peut vous demander la copie d’un procès-verbal. Elle est certifiée conforme par le représentant légal de la société.
5. Tenir un registre en ligne
Depuis le 1er janvier 2020, le registre peut être tenu sous forme électronique. Deux conditions :
chaque procès-verbal est signé par une signature électronique avancée (au sens du règlement européen eIDAS) ;
il est daté par un horodatage qui garantit la preuve.
Des prestataires proposent des registres dématérialisés conformes. Vérifiez bien que l’outil choisi respecte ces deux exigences.
⚠️ Un simple dossier de PDF sur votre ordinateur n’est pas un registre.
6. Les points d’attention
Vous n’avez jamais tenu de registre ? Il n’est pas trop tard. Faites coter et parapher un registre, puis reportez-y tous les procès-verbaux depuis la création, dans l’ordre chronologique.
Un procès-verbal manque ? Retrouvez l’original signé. S’il n’a jamais été établi, parlez-en avec votre juriste avant toute régularisation.
Vous vendez votre société ? L’acheteur demandera presque toujours le registre. S’il est incomplet, l’opération peut être retardée.
Contrôle fiscal ou URSSAF ? Le procès-verbal qui fixe la rémunération du dirigeant est souvent demandé : il doit figurer au registre.
7. Comment ça se passe avec Dougs ?
Nous rédigeons vos procès-verbaux : approbation des comptes, rémunération, distribution de dividendes, modifications statutaires…
Vous les signez.
Vous les reportez dans votre registre, conservé au siège social.
La tenue du registre (achat, cotation, paraphe, report des procès-verbaux) reste à votre charge.
Une question ? Écrivez-nous sur le tchat, nous restons disponibles.
À très vite chez Dougs ! 👋