Le refus d'une facture électronique est une action importante dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Contrairement à une simple contestation commerciale, il s'agit d'une action officielle qui modifie le cycle de vie de la facture et entraîne des conséquences fiscales pour le client comme pour le fournisseur.
⚠️ Important : le refus d'une facture est une action définitive. Une fois la facture refusée, il n'est plus possible de revenir en arrière.
Dans quels cas puis-je refuser une facture électronique ?
Le refus d'une facture est réservé à des situations précises prévues par la réforme.
Vous pouvez refuser une facture si :
la facture n'est pas conforme (une mention obligatoire est absente ou certaines informations sont incorrectes),
vous ne reconnaissez ni le fournisseur ni la prestation facturée,
les références facturées ne respectent pas les conditions prévues dans votre devis initial.
Dans ces situations, le refus permet de signaler officiellement que la facture ne peut pas être acceptée dans son état actuel.
🔎 À noter : lorsqu'une facture est refusée, elle est considérée comme annulée d'un point de vue comptable et la TVA associée n'est plus déductible.
Dans quels cas ne faut-il pas refuser une facture ?
Le refus ne doit pas être utilisé pour régler un litige commercial.
Par exemple, vous ne devez pas refuser une facture si :
vous contestez le prix appliqué
vous estimez que la quantité facturée est incorrecte
vous êtes en désaccord sur la qualité de la prestation réalisée
une remise commerciale a été oubliée
Dans ces situations, la bonne démarche consiste à contacter directement votre fournisseur afin qu'il établisse un avoir ou une facture rectificative.
💡 Bon à savoir : une facture déjà émise ne peut pas être modifiée ou supprimée. Toute correction passe nécessairement par l'émission d'un document correctif.
Comment refuser une facture sur Dougs ?
Depuis Dougs, la procédure est simple :
ouvrez la facture concernée
cliquez sur Refuser
sélectionnez le motif de refus correspondant à votre situation
confirmez votre choix
Une fois l'action validée, le statut de la facture passe à Refusée.
Cette information est automatiquement transmise :
au vendeur via sa Plateforme Agréée
à l'administration fiscale
La facture sort alors définitivement de son cycle de traitement.
Quelles sont les conséquences fiscales d’un refus de facture ?
Le refus d’une facture entraîne plusieurs conséquences importantes :
❌ La TVA liée à cette facture ne pourra plus être déduite de votre côté.
❌ Le vendeur devra annuler cette facture dans sa comptabilité et, si nécessaire, en émettre une nouvelle corrigée.
Pensez donc à vérifier attentivement les informations de la facture avant de la refuser, afin d’éviter toute erreur de traitement.
Pourquoi le bouton “Refuser” n’est-il plus disponible ?
Vous souhaitez refuser une facture, mais le bouton “Refuser” n’apparaît plus dans Dougs ? Pas d’inquiétude, ce fonctionnement est normal.
Dans certains cas, une facture ne peut plus être refusée car une action importante a déjà été enregistrée dans son cycle de traitement.
Voici les deux situations qui peuvent expliquer ce blocage. 👇
1. Le vendeur a déclaré la facture comme encaissée (Encaissée reçu)
Lorsque votre fournisseur a transmis l’information indiquant que la facture a été encaissée, l’événement a déjà été enregistré auprès de l’administration fiscale.
Le refus de la facture n’est alors plus possible.
Que faire si la facture comporte une erreur ?
Selon votre situation :
❌ Erreur de montant ou de contenu → demandez un avoir à votre fournisseur.
❌ Prestation contestée → rapprochez-vous directement de votre fournisseur pour trouver une solution (échange, négociation, litige…).
2. Une opération bancaire est déjà associée à la facture
Lorsque vous rattachez une opération bancaire à une facture dans Dougs, un statut “Paiement transmis” est automatiquement envoyé à votre fournisseur.
Si ce paiement ne correspond pas à la facture ou si vous souhaitez finalement la refuser, vous devez d’abord annuler ce paiement transmis.
Comment faire ?
Détachez l’opération bancaire associée à la facture.
Dougs envoie automatiquement un nouveau statut “Paiement transmis” avec un montant négatif afin d’annuler le précédent.
Une fois le paiement annulé, le bouton “Refuser” redevient disponible.
Vous pourrez alors refuser la facture en sélectionnant le motif adapté.
🔎 Bon à savoir : Cette restriction ne vient pas d’un problème dans Dougs. Il s’agit d’une règle liée à la facturation électronique, qui permet de garantir la cohérence des informations transmises entre vous, votre fournisseur et l’administration fiscale.
Que faire si j'ai refusé une facture par erreur ?
Malheureusement, une facture refusée ne peut pas être réactivée.
Une fois le refus enregistré :
le fournisseur est informé du refus et de son motif
l'administration fiscale est notifiée
la facture conserve définitivement le statut Refusée
⚠️ Important : il n'existe aucune action permettant de remettre la facture dans l'état "À payer". La seule solution consiste à contacter votre fournisseur afin qu'il émette une nouvelle facture. Cette nouvelle facture devra comporter :
un nouveau numéro de facture
une nouvelle date d'émission
Elle démarrera alors un nouveau cycle de vie et pourra être traitée normalement.
Nous espérons que cet article vous aidera à mieux comprendre le fonctionnement du refus des factures électroniques et ses conséquences.
N'hésitez pas à nous contacter sur le tchat si vous avez encore des questions.
À très vite chez Dougs. 👋