Les règles comptables et fiscales sont strictes lorsqu’il s’agit d’enregistrer des dépenses en comptabilité.

Chaque opération enregistrée doit être liée à une pièce justificative. Voici comment procéder si vous n’avez pas encore réuni tous les documents au moment de la mise à jour de votre comptabilité.

Seules les factures sont acceptées dans ce cas. Un simple devis ne suffit pas à justifier de la réalité de la dépense auprès de l’administration fiscale.

Ces factures doivent être établies en bonne et due forme et reprendre certaines mentions légales obligatoires telles que le nom de votre entreprise, ses coordonnées complètes, la désignation des biens ou services acquis, leur prix, le montant de la TVA, etc.

🚨 Attention, une facture libellée au seul nom du dirigeant de société n’est pas conforme.

Le pack PME, basé sur la comptabilité d’engagement, impose d’enregistrer toutes les transactions dès leur émission ou réception, sans attendre leur paiement. Cela signifie que chaque facture, qu’il s’agisse d’un achat ou d’une vente, doit être inscrite en comptabilité dès qu’elle est établie, qu’elle soit payée ou non, et quel que soit son montant, qu’il soit faible ou élevé. Ce système garantit une vision précise des engagements financiers de l’entreprise à tout moment.

L’engagement est donc un peu plus contraignant. En effet, vous devrez joindre les justificatifs lorsque vous mettez à jour votre comptabilité.

Conscient qu’il peut être compliqué d’avoir toujours tous vos justificatifs sous la main à chaque instant, Dougs vous donne la possibilité d’enregistrer des “factures provisoires”. Ainsi, vous n’êtes pas bloqué pour valider votre opération bancaire, ni pour effectuer votre déclaration de TVA du mois.

🚨 Attention, cette faculté est réservée aux achats dont la valeur est inférieure à 500 euros HT.

De même, il est préférable d’y recourir le moins possible. En effet, trop de factures provisoires nous empêcheraient de réaliser correctement la mission conclue entre Dougs et votre société. Nous ne pourrions alors plus poursuivre la relation qui nous unit. Ce serait vraiment dommage !

Comme son nom l’indique, la facture provisoire n’a pas vocation à perdurer. Pourquoi ? Tout simplement, car l'administration exige la fourniture de pièces justificatives en bonne et due forme. Vous êtes tenu de conserver toutes vos pièces justificatives durant 10 ans (6 ans pour les documents informatisés). Sans cela, vos dépenses peuvent être rejetées et la TVA qui l’accompagne subira le même sort. Cela peut aussi conduire à des pénalités.

Il est donc important de réunir très rapidement toutes les factures d’achats et de ventes relatives à votre société.

Dès que vous avez retrouvé la pièce manquante, à laquelle vous avez temporairement substitué la facture provisoire, vous pouvez l’insérer sur l’opération concernée. Elle viendra alors en remplacement de cette dernière.

Dougs ne vous oblige pas à remplacer toutes les “factures provisoires”. Toutefois, il est important de le faire, car cela vous permet de centraliser vos documents sur la plateforme. En outre, cela évitera de recevoir des relances de votre comptable pour certaines pièces lorsqu’il réalisera votre bilan.

Dans tous les cas, nous vous rappelons qu’il est essentiel d’être en possession de tous les justificatifs afin d’être en mesure de répondre aux demandes et aux contrôles de l’administration fiscale.

Si néanmoins, vous n’êtes pas en mesure de retrouver les pièces concernées, nous vous conseillons d’enregistrer l’opération en “dépense non justifiée” ou “achat sans facture”.

Ainsi, Dougs ne déduira pas la TVA sur ces dépenses. De plus, nous les retraiterons lors de l’établissement de votre bilan afin de ne pas les retrancher de votre résultat imposable. Ceci évite les contestations de l’administration fiscale.

Nous restons disponibles sur le tchat, si vous avez d'autres questions à ce sujet.

À très vite chez Dougs. 👋