La facturation électronique transforme en profondeur la gestion de votre entreprise. Désormais, une facture n'est plus un simple document statique en attente de paiement : c'est un objet vivant qui change de statut au fil de son parcours, depuis son émission jusqu'à son encaissement, en passant par un réseau sécurisé.
Comment voyage votre facture
Pour arriver jusqu'à votre client, votre facture suit un parcours précis et entièrement sécurisé à travers des plateformes agréées.
L'émetteur (le fournisseur) crée la facture
La Plateforme Agréée du fournisseur (PA A - Dougs) contrôle la conformité du document et l'envoie sur le réseau
Le réseau PEPPOL assure le transport sécurisé du flux de facturation
La Plateforme Agréée du client (PA B) reçoit le document
Le destinataire (le client) réceptionne sa facture finale
⚠️ Important : L'État ne voit pas le détail commercial de votre facture B2B. Il reçoit uniquement les données fiscales nécessaires au suivi de la TVA via le Portail Public de Facturation (PPF).
Les statuts obligatoires de la facture
Tout au long de son voyage, votre facture change d'état. On distingue le parcours idéal (le cycle nominal) et les imprévus (les cas d'erreurs).
Le cycle nominal : tout va bien
Quand tout se passe parfaitement, la facture traverse 5 étapes clés :
Déposée : La facture est émise par votre Plateforme Agréée
Mise à disposition : La Plateforme Agréée de votre client a bien reçu la facture
Prise en charge : Votre client a ouvert et commencé à traiter la facture
Approuvée : Le "bon à payer" est officiellement donné par le client
Encaissée : Le paiement est effectué et lettré
💡 Pro tip : Le statut "Encaissée" est absolument critique pour la TVA sur les encaissements car c'est lui qui préremplira automatiquement votre déclaration de TVA à terme.
Les cas d'erreurs à connaître
Parfois, le parcours d'une facture s'interrompt. Il existe deux types d'arrêts majeurs :
La facture est rejetée
Il s'agit d'une erreur technique détectée automatiquement par la plateforme avant même que le client ne la voie (par exemple : un numéro SIREN faux ou un fichier XML corrompu). Dans ce cas, la facture n'arrive jamais au client.
La facture est refusée
Il s'agit d'une action humaine de votre client. Ce dernier a bien reçu la facture mais il la conteste formellement (par exemple : une erreur de prix ou une marchandise non reçue). Dans ce cas, le motif du refus doit impérativement être justifié.
Dans votre espace Dougs, les statuts (« À payer » / « Payée » / « Refusée ») sont une lecture simplifiée des statuts officiels. Cela vous permet de piloter vos factures simplement dans le module Factures d’achat. Ces statuts sont différents de ceux de la facturation électronique.
Découvrez en vidéo comment activer votre plateforme et comprendre le cycle de vie d'une facture électronique. ✨
Vous vous demandez peut-être…
Est-ce que je peux encore envoyer une facture directement par email à mon client ?
Non, l'envoi direct par email ne respecte pas les obligations de la réforme. La facture doit obligatoirement transiter par votre Plateforme Agréée (PA) comme Dougs pour être validée et acheminée légalement.
Que dois-je faire si ma facture est refusée par mon client ?
Vous devez échanger avec votre client pour comprendre le motif du refus (erreur de prix, litige sur la livraison), puis émettre une facture rectificative ou un avoir selon la situation, toujours depuis votre plateforme Dougs.
Quels statuts sont transmis à l’administration fiscale ?
Seuls les statuts Refusée et Encaissée sont envoyés au CdD PPF (Concentrateur de Données du Portail Public de Facturation) pour servir au préremplissage de votre déclaration de TVA.
N'hésitez pas à nous contacter sur le tchat si vous avez encore des questions.
À très vite chez Dougs. 👋