Définition de la facture électronique
Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme numérique. Contrairement à une facture classique, elle contient des données structurées qui permettent un traitement automatique par les logiciels comptables et les plateformes de facturation. Dans le cadre de la réforme, les factures électroniques devront obligatoirement passer par une plateforme agréée.
Une facture électronique reste numérique tout au long de son cycle de vie, depuis son émission jusqu'à son archivage.
👉 Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez l’article sur le cycle de vie d’une facture électronique.
🔎 À noter : Une facture électronique possède la même valeur juridique qu'une facture papier, dès lors qu'elle respecte les conditions prévues par la réglementation.
Un PDF est-il une facture électronique ?
Non. C'est l'une des idées reçues les plus fréquentes concernant la réforme.
Un PDF envoyé par e-mail n'est pas considéré comme une facture électronique au sens de la nouvelle réglementation. Même s'il est numérique, il ne contient pas les données structurées nécessaires à un traitement automatique des informations.
De la même manière, une facture créée sous Word, Excel ou scannée au format image n'est pas une facture électronique.
⚠️ À partir de la réforme, ces formats ne seront plus suffisants pour les échanges de factures entre entreprises concernées par l'obligation.
Quels sont les formats de facture électronique autorisés ?
Pour être conforme à la réforme, une facture électronique devra être émise dans un format permettant la lecture et le traitement automatiques des données par les logiciels et les plateformes de facturation.
L'administration fiscale a retenu trois formats principaux :
Factur-X
UBL
CII
Le format Factur-X est aujourd'hui le plus connu et le plus utilisé. Il combine un PDF lisible par l'humain avec un fichier de données structuré au format XML. Concrètement, vous visualisez une facture classique, tandis que les logiciels peuvent récupérer automatiquement les informations qu'elle contient.
Les formats UBL et CII, quant à eux, sont des formats entièrement structurés. Ils sont principalement utilisés pour les échanges automatisés entre logiciels de gestion, plateformes de facturation et systèmes comptables.
💡 Bon à savoir : Vous n'aurez généralement pas à choisir vous-même l'un de ces formats. Votre Plateforme Agréée se chargera de générer automatiquement le format adapté.
Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture électronique ?
Une facture électronique doit reprendre l’ensemble des mentions obligatoires d’une facture papier classique, tout en intégrant de nouvelles informations imposées par la réforme de la facturation électronique. L’objectif est de garantir une lecture et un traitement automatisés des données, sans perte d’information.
Concrètement, elle doit toujours inclure les éléments habituels : identité de l’émetteur et du client, numéro et date de facture, détail des produits ou prestations, montants hors taxes et toutes taxes comprises, TVA applicable, ainsi que les conditions de paiement. À ces informations s’ajoutent désormais quatre mentions spécifiques obligatoires :
le numéro SIREN du client lorsqu’il s’agit d’une transaction entre entreprises, afin de permettre son identification,
l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse de facturation ou du siège du client, pour mieux suivre les flux physiques,
la nature de l’opération, en précisant s’il s’agit d’une livraison de biens, d’une prestation de services ou des deux,
la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits », si l’entreprise a choisi ce mode d’exigibilité de la TVA.
Ces éléments supplémentaires permettent de standardiser les échanges et de faciliter le traitement automatisé des factures, tout en renforçant la fiabilité des données transmises à l’administration fiscale. Bonne nouvelle : ces nouvelles mentions sont déjà prises en compte dans Dougs afin de vous accompagner dans la mise en conformité de vos factures électroniques.
Comment s’effectue la transmission des factures électroniques ?
Avec la réforme, la transmission des factures électroniques est profondément transformée pour devenir un processus centralisé et entièrement sécurisé. Comme évoqué précédemment, l’envoi direct d’une facture par e-mail au format PDF ne sera plus possible. Toutes les factures entre entreprises devront obligatoirement transiter par une Plateforme Agréée (PA). Celle-ci se charge de vérifier la conformité de la facture (format et données), puis de l’envoyer de manière sécurisée à la plateforme du client.
Ce fonctionnement s’appuie également sur une infrastructure centrale mise en place par l’État, le Portail Public de Facturation (PPF), qui ne sert pas à émettre les factures mais à assurer leur bon acheminement et la remontée des données fiscales. Il joue deux rôles essentiels : il agit comme un annuaire qui permet de savoir vers quelle plateforme envoyer la facture du client, et comme un point de centralisation des données transmises à l’administration fiscale afin de lutter contre la fraude à la TVA et, à terme, faciliter les déclarations.
Ce nouveau système garantit également une sécurité renforcée des échanges, grâce à des transmissions sécurisées et à des formats standardisés qui rendent les données infalsifiables. Il permet aussi une meilleure traçabilité du cycle de vie des factures, avec des statuts qui peuvent être suivis tout au long du traitement (facture déposée, acceptée, rejetée ou payée).
💡 Bon à savoir : pour les factures destinées au secteur public (État, collectivités, établissements publics), la transmission continuera de passer par Chorus Pro, qui reste la plateforme obligatoire pour la facturation publique.
Nous espérons que cet article vous permettra de mieux comprendre ce qu’est une facture électronique et ce que la réforme va changer concrètement pour vous.
N'hésitez pas à nous contacter sur le tchat si vous avez encore des questions.
À très vite chez Dougs. 👋