Les règles comptables et fiscales sont strictes lorsqu’il s’agit d’enregistrer des dépenses en comptabilité.
Respecter ce formalisme vous permet de conserver des relations au beau fixe avec l’administration. ☀️
Quels documents pour justifier les dépenses de mon entreprise ?
Seules les factures sont acceptées dans ce cas. Un simple devis ne suffit pas à justifier de la réalité de la dépense auprès de l’administration fiscale.
Ces factures doivent être établies en bonne et due forme et reprendre certaines mentions obligatoires : le nom de votre entreprise, ses coordonnées complètes, la désignation des biens ou services acquis, leur prix, etc. 📋
Nous vous rappelons que chaque dépense enregistrée en comptabilité doit être justifiée par une facture.
Quels risques j’encours si j’enregistre des dépenses sans factures ?
Tout d’abord, souvenez-vous que vous êtes tenu de conserver toutes vos pièces justificatives durant 10 ans (6 ans pour les documents informatisés). Et sachez que les impôts ne sont jamais à court d’idées lorsqu’il s’agit de vous motiver à suivre la règle !
🚨 Que se passe-t-il si vous n’êtes pas en mesure de justifier d’une dépense enregistrée en comptabilité ?
L’administration pourra tout simplement considérer qu’elle n’existe pas. Dans ce cas, la dépense est rejetée et le résultat imposable est recalculé. Moins de dépenses déductibles conduisent à un résultat fiscal plus élevé, donc à plus d’impôt. Ce supplément d’impôt qui vous sera réclamé sera assorti de majorations et d’intérêts de retard.
Outre ces sanctions qui vous seraient appliquées, l’absence de facture vous interdirait aussi de déduire la TVA payée. De même, un reversement de TVA pourrait vous être demandé. Il serait soumis à des majorations et intérêts de retard.
Et s’il est considéré que, compte tenu de l’importance des pièces égarées, votre comptabilité n’est pas régulière, cette dernière peut être rejetée. Dans ce cas, la reconstitution des bases d’imposition conduit à l’application de pénalités et majorations.
Que faire si j’ai perdu le justificatif ?
La première action à mener est de rappeler votre fournisseur pour lui réclamer un duplicata.
Si cela n’aboutit pas, nous vous invitons à catégoriser les opérations concernées en “dépenses non identifiées” ou “achat sans facture”. Ainsi, Dougs ne déduira pas la TVA sur ces dépenses. De plus, nous les retraiterons lors de l’établissement de votre bilan afin de ne pas les déduire de votre résultat imposable. Ainsi, vous avez l’esprit libre avec l’administration fiscale.
💡 Précision d’importance : cette situation doit rester exceptionnelle. La règle est d’être en mesure d’apporter le justificatif lié à chaque dépense professionnelle.
Reste un organisme qui ne fait pas toujours preuve de flexibilité : l'URSSAF. Vos notes de frais et autres frais de déplacement doivent aussi être appuyées de justifications. Faute de quoi, il pourrait être considéré que ces frais masquent finalement une forme de rémunération. Application des cotisations sociales, des majorations et des pénalités garanties !
Si vous avez d'autres interrogations, nous restons disponibles pour répondre à toutes vos questions concernant vos dépenses déductibles. N’hésitez pas à nous contacter sur le tchat.
À très vite chez Dougs. 👋