Chez Dougs, nous savons que la gestion de caisse peut parfois sembler complexe. C'est pourquoi nous avons mis en place la comptabilité de caisse, une solution conçue pour vous simplifier la vie tout en assurant une conformité irréprochable et un suivi précis de votre trésorerie.
Qu'est-ce qu'une caisse ? 💳
Il s'agit d'un terminal de point de vente (ou Point of Sale, en anglais), plus communément appelé "caisse enregistreuse" ou "système de caisse". Il permet d'enregistrer les transactions de vente et d'émettre des reçus. Il est souvent complété par un tiroir-caisse pour les espèces et un terminal de paiement pour les cartes bancaires.
🎯 Bon à savoir : la réglementation de votre logiciel de caisse
Depuis le 1er janvier 2018, la loi antifraude à la TVA impose l'utilisation d'un logiciel ou système de caisse sécurisé.
Comment prouver que votre caisse est conforme ? Pour suivre votre comptabilité de caisse, Dougs demande le certificat de conformité de chaque logiciel de caisse, délivré par un organisme accrédité : NF525 ou LNE. Vous pouvez le récupérer auprès de votre éditeur de logiciel de caisse.
💡 Bon à savoir : la loi de finances pour 2026 (loi n° 2026-103 du 19 février 2026) a rétabli la validité de l'attestation individuelle de l'éditeur aux yeux de l'administration. Chez Dougs, nous restons plus exigeants : cette attestation, rédigée par l'éditeur lui-même, ne suffit pas pour suivre votre comptabilité de caisse.
⚠️ Attention : en l'absence de tout justificatif de conformité, vous vous exposez à 7 500 € d'amende par logiciel de caisse non conforme.
En tant que votre expert-comptable, notre rôle est de garantir votre sérénité et votre conformité sur le long terme. Les certifications NF525 et LNE restent les plus reconnues et les plus robustes du marché : elles reposent sur un audit indépendant, là où l'attestation n'engage que l'éditeur. C'est un gage de sécurité pour votre entreprise.
La caisse doit être ouverte en début de journée et fermée à la clôture. Elle émet alors un Z de caisse, qui est la pièce comptable faisant foi en cas de contrôle fiscal (à conserver 10 ans).
Ce document doit contenir :
L'identification de la caisse,
La date d'ouverture et la date de fermeture,
Le chiffre d'affaires total et détaillé par taux de TVA,
Le détail des encaissements par mode de règlement (CB, espèces, etc.),
Les informations sur les mouvements d'espèces (fonds de caisse initial, ajouts/retraits, fonds de caisse final, etc.),
Les éventuels écarts de caisse constatés.
💡 Le "Z de caisse", un document aux multiples noms.
C'est un terme courant pour désigner votre rapport de clôture journalier. Vous le connaissez peut-être aussi sous le nom de Ticket Z, Rapport de Fin de Journée (RFJ) ou encore Journal Fiscal.
Attention : Ne le confondez pas avec le Journal des Ventes, qui ne détaille pas les modes de paiement.
Qu’est-ce que la comptabilité de caisse chez Dougs ? 🤓
La comptabilité de caisse vous permet de suivre et d'enregistrer toutes les opérations financières de votre activité qui passent par votre caisse.
Concrètement, cela consiste à :
Traiter quotidiennement vos tickets Z de caisse, qui récapitulent votre chiffre d'affaires par taux de TVA, ventilent vos ventes par mode de paiement (espèces, carte bancaire, virement, chèque…), et détaillent les mouvements d'espèces ainsi que les éventuels écarts.
Catégoriser vos dépôts bancaires selon leur mode de règlement (espèces, carte bancaire, virement, chèque, etc.).
Les avantages de la comptabilité de caisse chez Dougs ✨
Pas de limite d'encaissement en espèces : vous gérez vos transactions en toute liberté.
Pas de facture nominative obligatoire pour chaque vente réalisée via la caisse : un gain de temps considérable !
Une saisie comptable simplifiée grâce à notre intelligence artificielle.
Un suivi plus précis de votre solde de trésorerie, qui comprend les espèces : vous savez toujours où vous en êtes.
Un suivi détaillé du chiffre d'affaires par caisse.
Qui peut bénéficier de la comptabilité de caisse ?
Certaines activités ne peuvent pas être suivies en comptabilité de caisse chez Dougs. Nous faisons le point sur votre activité et vos besoins lors d'un rendez-vous comptable obligatoire.
Pour ce rendez-vous, vous devrez nous transmettre :
un justificatif de domicile de moins de 3 mois de votre établissement,
le certificat NF525 ou LNE de chaque caisse.
Comment configurer votre caisse enregistreuse sur votre compte Dougs ?
Pour commencer, rendez-vous dans vos Paramètres > Caisses enregistreuses et indiquez si vous utilisez un logiciel ou un système de caisse.
Vous pourrez ensuite configurer votre première caisse enregistreuse.
Suivez les étapes pour ajouter votre caisse. Vous pourrez transmettre le justificatif de domicile de votre établissement et le certificat NF525 ou LNE de votre caisse, directement ici.
Une fois enregistrée, vous verrez un rappel de vos obligations concernant la gestion d'une caisse enregistreuse.
Vous verrez votre caisse enregistreuse apparaître dans la liste. Si vous avez plusieurs caisses, veuillez toutes les renseigner.
Si vous fermez une caisse enregistreuse, vous pourrez également la visualiser dans la liste.
💡 Bon à savoir : Votre comptabilité, prête dès le premier jour !
Pour vous assurer une comptabilité complète, Dougs prépare automatiquement une opération "Z de caisse" pour chaque jour de votre exercice en cours.
Pas de panique ! Pour les jours non ouvrés, il suffira de valider l'opération à 0 € en un clic.
Pour les jours passés depuis le début de votre exercice, il vous suffira de charger le Z de caisse correspondant. Cela garantit qu'aucune journée n'est oubliée ! Si votre caisse a été ouverte en cours d'exercice, validez simplement à 0 € les jours qui précèdent son ouverture.
Comment gérer vos opérations au quotidien ? 🖥️
Découvrons ensemble comment faire la saisie comptable de votre caisse dans votre interface Dougs !
1 - La saisie des ventes (Z de caisse)
Une opération "Z de caisse" vous attend chaque jour.
De votre côté, vous devez simplement :
Transmettre votre Z de caisse dans l'opération correspondante. Notre intelligence artificielle se charge de lire le document et de compléter les chiffres automatiquement !
Vérifier les chiffres : il est essentiel de contrôler que les montants remontés sont corrects :
le chiffre d'affaires par taux de TVA et type de vente,
les encaissements par mode de règlement (espèces, CB, chèques…),
les mouvements d'espèces (ajout ou retrait du tiroir),
les éventuels écarts de caisse.
Vous pouvez modifier tous les chiffres, car vous restez responsable des montants validés.
⚠️ Attention : le total de votre chiffre d'affaires doit être égal au total de vos encaissements par mode de règlement. Sans cela, l'opération ne peut pas être validée.
💡 Vous vendez des cartes cadeaux ? La vente d'une carte-cadeau n'est pas du chiffre d'affaires : la TVA sera due au moment où la carte sera utilisée. Ne l'incluez pas dans votre chiffre d'affaires du jour et saisissez-la avec la catégorie « Vente de carte cadeaux auto-émise ».
2 - La saisie des encaissements
Lorsque vos transactions bancaires apparaissent dans le module Comptabilité, catégorisez-les avec les options suivantes :
Dépôt d’espèces,
Encaissement par carte bancaire,
Encaissement par virement,
Encaissement par chèque,
Encaissement par chèque-restaurant ou ticket-restaurant,
Encaissement par chèque loisir ou chèque vacances ou chèque lire,
Encaissement par carte-cadeau, bon d’achat ou avoir.
💡 Bon à savoir : pour les trouver facilement, cherchez "encaissement" dans la barre de recherche des catégories.
3 - La saisie des commissions
Une fois par mois, vous devez déclarer les frais prélevés sur vos encaissements par carte bancaire ou tickets-restaurant.
Où trouver le montant des commissions ? Vous trouverez ce détail sur les rapports mensuels fournis par votre prestataire de paiement (par exemple : SumUp, Zettle, Stripe, ou votre banque pour le TPE).
Cliquez sur l'opération mensuelle de commission que Dougs a préparée pour vous. Elle est datée au dernier jour du mois.
Cliquez sur "Ajouter un détail" et sélectionnez la catégorie de commission qui correspond à la TVA indiquée sur la facture de votre prestataire (à 20 % ou exonérée, selon les prestataires).
Pour les cas plus spécifiques de commissions avec des taux de TVA différents (10 % ou 5,5 %), notre équipe est à votre disposition sur le tchat pour vous guider pas à pas et assurer la bonne saisie.
Ensuite, précisez à quel type d'encaissement ces commissions se rapportent (Vente par carte bancaire, Vente par chèque-restaurant, etc.). Cette étape est importante pour que Dougs puisse faire correctement le lien comptable entre vos ventes et les frais associés.
4 - La saisie des dépenses en espèces
Si vous effectuez des dépenses professionnelles en utilisant les espèces de votre caisse, saisissez-les via le bouton d'action dédié : "Dépense en espèces".
💡 Notre conseil d'expert : Pensez à bien récupérer et à téléverser un justificatif (facture, reçu) pour chaque dépense en espèces, comme pour n'importe quelle autre dépense de l'entreprise !
5 - Le contrôle mensuel du fond de caisse
Tous les 30 jours, une tâche vous demande, pour chaque caisse, le montant d'espèces réellement présent dans votre tiroir-caisse. Comptez vos espèces et renseignez ce montant : il permet de vérifier que le solde de votre caisse dans Dougs correspond bien à la réalité.
Comment suivre vos chiffres en un coup d'œil ? 📊
Dans le module Comptabilité, vous pouvez visualiser le solde de chaque caisse ainsi que celui de votre "coffre" (valeur en espèces hors caisse). Le solde de trésorerie prend bien en compte ces montants en espèces.
Dans le module Performance, vous pouvez suivre l'évolution de votre solde de trésorerie par caisse grâce à des courbes claires et intuitives.
Nous espérons que ce guide vous éclaire sur le fonctionnement de la comptabilité de caisse chez Dougs ! Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à nous contacter sur le tchat.
À très vite chez Dougs. 👋