Chez Dougs, nous savons que la gestion de caisse peut parfois sembler complexe. C'est pourquoi nous avons mis en place la comptabilité de caisse, une solution conçue pour vous simplifier la vie tout en assurant une conformité irréprochable et un suivi précis de votre trésorerie.
Qu'est-ce qu'une caisse ? 💳
Il s'agit d'un Terminal de Point de Vente (ou Point Of Sale en anglais), plus communément appelé "caisse enregistreuse" ou "système de caisse". Il permet d'enregistrer les transactions de vente et d'émettre des reçus. Il est souvent complété par un tiroir-caisse pour les espèces et un terminal de paiement pour les cartes bancaires.
🎯 Bon à savoir : la réglementation de votre logiciel de caisse
Depuis le 1er janvier 2018, la loi anti-fraude à la TVA impose l'utilisation d'un logiciel ou système de caisse sécurisé.
Comment prouver que votre caisse est conforme ? Deux justificatifs sont acceptés, au choix : un certificat délivré par un organisme accrédité (norme NF525 ou LNE), ou une attestation individuelle de votre éditeur de logiciel (conforme au modèle de l'administration, art. 286-I-3° bis du CGI).
💡 Bon à savoir : la fin de l'attestation éditeur, un temps annoncée par la loi de finances 2025, a finalement été annulée par la loi de finances pour 2026 (loi n° 2026-103 du 19 février 2026). L'attestation de votre éditeur reste donc parfaitement valable : la certification NF525/LNE n'est pas obligatoire.
⚠️ Attention : en l'absence de tout justificatif de conformité, vous vous exposez à 7 500 € d'amende par logiciel de caisse non conforme.
En tant que votre expert-comptable, notre rôle est de garantir votre sérénité et votre conformité sur le long terme. La certification NF525 (ou LNE) reste la norme la plus reconnue et la plus robuste du marché : si vous en avez la possibilité, nous vous la recommandons. Mais rassurez-vous, une attestation de votre éditeur suffit pour être en règle. C'est un gage de sécurité pour votre entreprise.
La caisse doit être ouverte en début de journée et fermée à la clôture. Elle émet alors un Z de caisse, qui est la pièce comptable faisant foi en cas de contrôle fiscal (à conserver 10 ans).
Ce document doit contenir :
L'identification de la caisse,
La date d'ouverture et la date de fermeture,
Le Chiffre d'Affaires total et détaillé par taux de TVA,
Le détail des encaissements par mode de règlement (CB, espèces, etc.),
Les informations sur les mouvements d'espèces (fond de caisse initial, ajouts/retraits, fond de caisse final, etc.),
Les éventuels écarts de caisse constatés.
💡 Le "Z de caisse", un document aux multiples noms.
C'est un terme courant pour désigner votre rapport de clôture journalier. Vous le connaissez peut-être aussi sous le nom de Ticket Z, Rapport de Fin de Journée (RFJ) ou encore Journal Fiscal.
Attention : Ne le confondez pas avec le Journal des Ventes, qui ne détaille pas les modes de paiement.
Qu’est-ce que la comptabilité de caisse chez Dougs ? 🤓
La comptabilité de caisse vous permet de suivre et d'enregistrer toutes les opérations financières de votre activité qui passent par votre caisse.
Concrètement, cela consiste à :
Traiter quotidiennement vos tickets Z de caisse, qui récapitulent votre chiffre d'affaires par taux de TVA, ventilent vos ventes par mode de paiement (espèces, carte bancaire, virement, chèque...), et détaillent les mouvements d'espèces ainsi que les éventuels écarts.
Catégoriser vos dépôts bancaires selon leur mode de règlement (espèces, carte bancaire, virement, chèque, etc.).
Les avantages de la comptabilité de caisse chez Dougs ✨
Pas de limite d'encaissement en espèces : vous gérez vos transactions en toute liberté.
Pas de facture nominative obligatoire pour chaque vente réalisé via la caisse : un gain de temps considérable !
Une saisie comptable simplifiée grâce à notre intelligence artificielle.
Un suivi plus précis de votre solde de trésorerie, qui comprend les espèces : vous savez toujours où vous en êtes.
Un suivi détaillé du Chiffre d'Affaires par caisse.
Comment configurer votre caisse enregistreuse sur votre compte Dougs ? ⚙️
Pour commencer, rendez-vous dans vos Paramètres > Caisses enregistreuses et indiquez si vous utilisez un logiciel ou un système de caisse.
Vous pourrez ensuite configurer votre première caisse enregistreuse.
Suivez les étapes pour ajouter votre caisse. Vous pourrez transmettre le justificatif de domicile de votre établissement et le certificat NF525 (ou LNE), ou l'attestation individuelle de votre éditeur, directement ici.
Une fois enregistrée, vous verrez un rappel de vos obligations concernant la gestion d'une caisse enregistreuse.
Vous verrez votre caisse enregistreuse apparaître dans la liste. Si vous avez plusieurs caisses, veuillez toutes les renseigner.
Si vous fermez une caisse enregistreuse, vous pourrez également la visualiser dans la liste.
💡 Bon à savoir : Votre comptabilité, prête dès le premier jour !
Pour vous assurer une comptabilité complète, Dougs prépare automatiquement une opération "Z de caisse" pour chaque jour de votre exercice en cours.
Pas de panique ! Pour les jours non travaillés, il suffira de valider l'opération à 0 € en un clic.
Pour les jours passés depuis le début de votre exercice, il vous suffira de charger le Z de caisse correspondant. Cela garantit qu'aucune journée n'est oubliée !
Comment gérer vos opérations au quotidien ? 🖥️
Découvrons ensemble comment faire la saisie comptable de votre caisse dans votre interface Dougs !
1 - La saisie des ventes (Z de caisse)
Une opération "Z de caisse" vous attend chaque jour.
De votre côté, vous devez simplement :
Transmettre votre Z de caisse dans l'opération correspondante. Notre intelligence artificielle se charge de lire le document et de compléter les chiffres automatiquement !
Vérifier les chiffres : Il est essentiel de contrôler que les montants remontés sont corrects (chiffre d'affaires par taux de TVA et types de vente, encaissements par mode de règlement (espèces, CB, chèques), mouvements d'espèces (ajout ou retrait du tiroir) et possiblement écarts de caisse). Vous pouvez modifier tous les chiffres, car vous restez responsable des montants validés.
💡 Bon à savoir : Pour les jours non ouvrés, il suffit de valider l'opération à 0 €.
2 - La saisie des encaissements
Lorsque vos transactions bancaires apparaissent dans le module Comptabilité, catégorisez-les avec les options suivantes :
Dépôt d’espèces,
Encaissement par carte bancaire,
Encaissement par virement,
Encaissement par chèque,
Encaissement par chèque-restaurant ou ticket-restaurant,
Encaissement par chèque loisir ou chèque vacances ou chèque lire,
Encaissement par carte-cadeau, bon d’achat ou avoir.
💡 Bon à savoir : pour les trouver facilement, cherchez "encaissement" dans la barre de recherche des catégories.
3 - La saisie des commissions
Une fois par mois, vous devez déclarer les frais prélevés sur vos encaissements par carte bancaire ou titres-restaurant.
Où trouver le montant des commissions ? Vous trouverez ce détail sur les rapports mensuels fournis par votre prestataire de paiement (par exemple : SumUp, Zettle, Stripe, ou votre banque pour le TPE).
Cliquez sur l'opération mensuelle de commission que Dougs a préparée pour vous. Elle est datée au dernier jour du mois.
Cliquez sur "Ajouter un détail" et sélectionnez la catégorie de commission correspondante (généralement à 20% de TVA).
Pour les cas plus spécifiques de commissions avec des taux de TVA différents (10% ou 5,5%), notre équipe est à votre disposition sur le tchat pour vous guider pas à pas et assurer la bonne saisie.
Ensuite, précisez à quel type d'encaissement ces commissions se rapportent (Vente par carte bancaire, Vente par chèque-restaurant, etc.). Cette étape est importante pour que Dougs puisse faire le lien comptable correctement entre vos ventes et les frais associés.
4 - La saisie des dépenses en espèces
Si vous effectuez des dépenses professionnelles en utilisant les espèces de votre caisse, saisissez-les via le bouton d'action dédié : "Dépense en espèces".
💡 Notre conseil d'expert : Pensez à bien récupérer et à téléverser un justificatif (facture, reçu) pour chaque dépense en espèces, comme pour n'importe quelle autre dépense de l'entreprise !
Comment suivre vos chiffres en un coup d'œil ? 📊
Dans le module Comptabilité, vous pouvez visualiser le solde de chaque caisse ainsi que celui de votre "coffre" (valeur en espèces hors caisse). Le solde de trésorerie prend bien en compte ces montants en espèces.
Dans le module Performance, vous pouvez suivre l'évolution de votre solde de trésorerie par caisse grâce à des courbes claires et intuitives.
Nous espérons que ce guide vous éclaire sur le fonctionnement de la comptabilité de caisse chez Dougs ! Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à nous contacter sur le tchat.
À très vite chez Dougs. 👋