Depuis sa mise en place progressive en 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) offre plus de tranquillité aux employeurs, en simplifiant le paiement de leurs cotisations sociales. Désormais, une fois qu'il est mis en place, ce paiement se fait par prélèvements automatiques. Toutefois, en tant qu’employeur, c’est à vous que revient la tâche de vérifier que vos prélèvements mensuels ont bien eu lieu.
Pourquoi ? Comment ? Dougs vous explique !
Que se passe-t-il en cas de défaut de prélèvement mensuel ?
Vous risquez tout simplement d’encourir des sanctions :
Côté URSSAF, vous vous exposez à des pénalités de retard.
Côté DGFIP (prélèvement à la source) vous vous exposez à des pénalités de retard.
Côté retraite, prévoyance et mutuelle, vous vous exposez à des pénalités de retard, ainsi qu’à une radiation de couverture sociale.
C’est pourquoi, nous vous invitons fortement à vérifier chaque mois que vos prélèvements ont bien eu lieu.
Que faire si l’un de vos prélèvements n’a pas eu lieu ?
Plusieurs raisons peuvent expliquer que l’un de vos prélèvements mensuels fasse défaut. Rassurez-vous, vous avez la possibilité de régulariser votre situation afin d’éviter les déconvenues. Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous expliquons la marche à suivre pour chacun des organismes sociaux.
L’URSSAF
Avant toute chose, assurez-vous que votre mandat SEPA a été signé pour cette caisse.
Si oui, contactez l’URSSAF au 3957 pour connaître les raisons du défaut de prélèvement et régulariser votre situation de façon manuelle.
Si non, rendez-vous sur votre espace en ligne sur le site de l'URSSAF afin de signer un mandat SEPA, puis transmettez-le à votre banque. Vous pourrez alors régulariser votre situation manuellement. Il faudra également en informer votre interlocuteur sociale pour qu’il mette à jour le paramétrage de votre DSN.
💡Pour régulariser votre situation de façon manuelle, vous avez deux possibilités :
Contacter l’URSSAF au 3957 pour obtenir le RIB et effectuer un virement.
Effectuer le paiement par télérèglement depuis votre espace URSSAF en ligne.
La retraite
Idem, vous devez vous assurer que votre mandat sepa a bien été signé pour cette caisse.
Si non, il vous revient de contacter la caisse, afin de demander une copie du mandat à signer et de le transmettre à votre banque.
Si oui, il peut alors y avoir plusieurs raisons qui expliquent le défaut de prélèvement :
Le paramétrage de la caisse a changé. Certaines caisses fusionnent comme Malakoff Humanis ou Ag2r et Reunica. Il vous revient alors de faire une demande de fiche de paramétrage auprès de votre caisse. Il s’agit d’un document au format paysage, qui présente les différents paramètres à mettre en place pour l’envoi de la DSN. Ce document est à attacher dans votre espace Dougs et à nous transmettre via le chat.
Le prélèvement a été rejeté pour insuffisance de provision sur le compte bancaire.
Quelle que soit la raison du défaut de prélèvement, votre situation devra être régularisée de façon manuelle.
💡Pour régulariser votre situation de façon manuelle, vous avez deux possibilités :
Contacter la caisse et demander le RIB pour effectuer un virement.
Effectuer un paiement par carte depuis votre espace sur COTIZEN.
La prévoyance et la mutuelle
Contactez votre caisse afin de régulariser votre situation de façon manuelle (par téléphone ou par mail, indiqués sur votre contrat).
Plusieurs raisons peuvent expliquer le défaut de prélèvement :
Le paramétrage de la caisse a peut-être changé. Demandez à votre assureur les dernières fiches de paramétrage (document au format paysage présentant un tableau), ajoutez ces fiches de paramétrage dans votre espace Dougs et transmettez-les à notre service Social via le chat.
Le mandat SEPA n’a peut-être pas été signé. Dans ce cas, demandez une copie à votre assureur et transmettez le document signé à votre banque. Il faudra informer votre interlocuteur social de la mise en place du mandat SEPA, afin qu’il modifie la DSN pour les prochaines échéances.
Vous avez peut-être oublié de transmettre votre contrat signé, ce qui vous expose à un défaut du respect des obligations légales en vigueur. Contactez votre assureur afin de mettre à jour votre dossier.
Le prélèvement à la source
Enfin, si vous constatez que vous n’avez pas eu de prélèvement à la source, vérifiez les points suivants :
Il y a une somme à payer ce mois-ci : sachez que les taux peuvent varier d’un mois sur l'autre et passer à 0, ce qui fait qu’aucun prélèvement n'a lieu. Les taux de prélèvements à la source nous sont transmis directement par les impôts, sous la forme d'un fichier à intégrer au logiciel de paie. Nous ne pouvons les modifier nous-mêmes.
Vérifiez que votre mandat SEPA est bien signé sur l'espace impôt.gouv en ligne de votre entreprise et que le RIB renseigné sur le site soit le même que celui renseigné sur votre espace Dougs.
Initiez un paiement manuel pour régulariser votre situation depuis l'espace impots.gouv de votre entreprise.
Vous avez désormais les clés pour vérifier vos prélèvements mensuels en bonne et due forme et éviter les pénalités ! Une question ? Contactez notre service Social via le chat.
À très vite chez Dougs. 👋