La facture est le document légal et comptable indispensable qui officialise toute transaction commerciale. Elle est soumise à des règles strictes concernant sa forme (mentions obligatoires, numérotation, datation) et son contenu.
Le but de cet article est ainsi de vous expliquer comment utiliser notre module facturation.
Comment créer une facture ?
Rendez-vous dans l'onglet "Factures de vente" pour pouvoir réaliser votre première facture, puis cliquez sur "Créer une facture" :
Après la création de votre première facture, une nouvelle interface s'affichera et restera disponible. Pour générer des factures supplémentaires, il vous suffira de cliquer sur le bouton bleu "Créer une facture".
Dans l'éditeur de facture, n'oubliez pas de compléter l'en-tête en indiquant la date et le titre de votre facture. Ces éléments sont essentiels, et vous trouverez des explications détaillées à ce sujet en fin d'article.
Suite à cette étape, ajoutez les informations de votre client. Pour simplifier la démarche, saisissez simplement le numéro SIRET ou le nom de l'entreprise, et les coordonnées se compléteront automatiquement. 💪
Pour faciliter votre facturation, Dougs mémorise automatiquement les coordonnées de vos clients pour vos factures futures.
Vous avez aussi la possibilité de créer manuellement des fiches clients dans votre répertoire. Pour y accéder, deux options s'offrent à vous :
Accédez à "Factures de vente" puis "Clients" ;
Ou naviguez vers "Paramètres" > "Personnes et sociétés liées à l'entreprise" > "Clients".
Dans les deux cas, cliquez sur le bouton bleu "ajouter un client".
Pour personnaliser davantage vos factures, vous pouvez ajouter votre logo en accédant à vos paramètres, puis à la section "Entreprise", "Informations générales" et en cliquant sur le bouton "Définir le logo".
Au niveau du contenu de votre facture, vous pouvez ajouter plusieurs éléments sur celle-ci en cliquant sur le bouton “nouvelle ligne”.
Les montants de TVA se calculent et s'adaptent automatiquement selon les taux que vous choisissez pour chaque ligne de votre document.
Nous vous recommandons d'examiner attentivement les informations situées en bas de page avant de confirmer votre première facture. Ces éléments, qui concernent les diverses modalités spécifiques à votre entreprise, apparaîtront également sur vos factures futures.
💡 Pour plus d’informations sur le sujet, vous pouvez consulter nos articles sur les mentions légales obligatoires et les mentions de TVA obligatoires sur vos factures.
🚨 Attention : vérifiez soigneusement votre facture avant validation. Une fois validée, elle ne pourra plus être modifiée ni supprimée, y compris par nos services.
🔎 Pas d'inquiétude en cas d'erreur sur une facture, vous pouvez simplement créer un avoir en générant une nouvelle facture avec le même montant, mais en négatif. Pour approfondir ce sujet, consultez notre article dédié : 👉 “comment faire un avoir sur Dougs”.
Comment dater mes factures ?
⚠️ Comme évoqué précédemment, les numéros et dates d'émission de vos factures sont essentiels. Ils permettent aux contrôleurs fiscaux de vérifier la continuité de votre facturation. Il est donc important de respecter quelques règles !
Les factures doivent être émises selon un ordre chronologique strict.
Concrètement, après avoir créé une facture datée du 12 décembre, il ne sera plus possible d'en émettre une antérieure, comme au 1er décembre.
Portez une attention particulière à la date de facturation sélectionnée. Avant la finalisation de votre facture, Dougs vous demandera de confirmer cette information pour éviter toute erreur.
En passant la souris sur la date de facturation, la date de votre dernière facture vous sera d'ailleurs rappelée :
Comment numéroter mes factures ?
Les numéros de vos factures et factures d'acompte doivent suivre une séquence continue sans interruption.
Le format du numéro de votre facture peut inclure une date ou des lettres, par exemple 2023-novembre-034.
Pour notre module de facturation, nous avons appliqué les recommandations des contrôleurs fiscaux : un numéro simple avec une séquence qui continue d'une année à l'autre. Cette méthode prouve la continuité de votre facturation, y compris lors du passage entre deux exercices comptables.
🚨 Il est possible d'utiliser différents formats de numérotation selon vos logiciels de facturation, créant ainsi plusieurs séries distinctes, mais attention : deux factures ne doivent pas avoir le même numéro.
🔎 Bon à savoir : vous n'êtes pas contraints de commencer votre numérotation au chiffre 1.
Lors de la création de votre première facture dans Dougs, vous avez la liberté de choisir votre numéro de départ.
Voici quelques exemples pour illustrer notre propos :
Il s’agit de votre première facture, mais vous préférez ne pas l’indiquer à votre client, rien ne vous empêche de commencer votre série à 10 ou à 100.
Votre dernière facture émise portait le numéro 50, et vous utiliserez désormais exclusivement Dougs, configurez simplement le système pour commencer la numérotation à 51.
Votre dernière facture émise portait le numéro 2020-12-22, vous avez la liberté de recommencer à 1 ou tout autre chiffre dans Dougs.
Vous savez dorénavant comment créer, numéroter et dater une facture dans Dougs ! Nous restons bien sûr disponibles pour répondre à toutes vos questions via le tchat.
À très vite chez Dougs. 👋