Créer votre véhicule sur Dougs

Vous avez un véhicule et vous souhaitez faire passer ses frais sur votre entreprise.

Tout d’abord, cliquez sur l’onglet « Paramètres » dans Dougs puis sur « Véhicules » et sur le bouton « Ajouter un véhicule ». 

Renseignez les différentes informations demandées en vous aidant de la carte grise de votre véhicule. N’oubliez pas d’indiquer s’il s’agit d’un véhicule personnel ou d’un véhicule appartenant à votre entreprise.

Passer les frais de votre véhicule sur votre entreprise

Premier cas : Véhicule personnel et indemnités kilométriques

Si c'est un véhicule personnel, vous devez passer par le moyen de l’indemnité kilométrique pour vous rembourser les frais liés à l’utilisation professionnelle de votre véhicule personnel. Allez dans votre onglet « Comptabilité » puis cliquez sur « Ajouter une indemnité kilométrique ». 

Renseignez la date du déplacement, l’associé qui a effectué le déplacement, le véhicule correspondant et le nombre de kilomètres professionnel effectué. Validez et vous allez voir l’opération apparaître. 

Dougs calcule automatiquement le montant de l’indemnité correspondante. Cette indemnité forfaitaire est calculée selon le barème fiscal en vigueur et prend en compte l'ensemble des frais du véhicule c’est-à-dire son usure, l’assurance, les réparations et le carburant. De plus, Dougs ajuste automatiquement le barème en fonction du nombre de kilomètres parcourus sur l’année. Par exemple si vous aviez prévu de faire moins de 5 000 km mais que finalement vous avez fait 5 100 km, Dougs passera une opération en fin d’année avec le complément d’indemnité correspondant au barème fiscal entre 5 000 et 20 000 km. 

Vous pouvez valider l’opération. Elle viendra également alimenter votre compte courant d’associé, que vous pouvez suivre depuis votre module "Performance". Si vous vous déplacez beaucoup avec votre véhicule personnel, vous pouvez n’ajouter qu’une seule opération d'indemnité kilométrique avec le nombre total de kilomètres effectué chaque semaine.

Important : Pensez bien à tenir un tableau excel ou papier avec le récapitulatif de chaque déplacement, indispensable en cas de contrôle fiscal.

Deuxième cas : Véhicule professionnel (appartenant à l'entreprise) et frais réels

Le deuxième cas maintenant, si c'est un véhicule appartenant à la société. Vous pouvez utiliser la carte bleue professionnelle pour vos dépenses effectuées pour le véhicule comme le carburant, ou les réparations. Il suffira d'ajouter le véhicule de la société dans les paramètres de Dougs au préalable puis d’utiliser la bonne catégorie comme ici pour un paiement à une station-service pour du diesel. 

Rattachez l’opération à votre véhicule. Renseignez bien le montant de la TVA figurant sur votre ticket ou facture. Dougs calcule automatiquement le montant de la TVA récupérable en fonction du véhicule inscrit dans les paramètres.

Pour aller plus loin, découvrez comment se déroule la régularisation de vos indemnités kilométriques chez Dougs.
Vous pouvez également apprendre comment estimer et payer votre TVS depuis Dougs.

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