Ce guide vous accompagne dans la prise en main de mySilae, votre espace dédié à la gestion de la paie. Vous y trouverez les procédures essentielles pour configurer vos accès, gérer vos collaborateurs et préparer vos cycles de paie.
📋 mySilae est disponible uniquement pour les abonnements Initial, Optimal et Intégral. Les abonnements ancienne gestion ne peuvent pas bénéficier de mySilae. Le paramétrage des accès est réalisé lors de la mise en place de la gestion sociale avec Dougs.
💡 Accès rapide depuis Dougs : le client peut ouvrir son espace MySilae directement via le bouton « Mon espace MySilae » situé en haut à droite de l'onglet Employés & Paie (il ouvre my.silae.fr dans un nouvel onglet).
1. Activation du compte utilisateur
Lorsqu'un nouvel utilisateur est configuré sur mySilae, le système lui envoie automatiquement un e-mail d'activation pour lui permettre de créer ses identifiants en toute sécurité.
Voici les étapes clés que le client doit suivre pour valider son accès :
Ouvrir l'e-mail d'invitation envoyé par mySilae et noter l'identifiant de connexion fourni (généralement l'adresse e-mail professionnelle ou personnelle).
Se rendre sur la page web my.silae.fr ou ouvrir l'application mobile disponible sur iOS et Android.
Sur l'écran de connexion, cliquer sur le bouton "Première connexion".
Renseigner l'identifiant pour recevoir un code de sécurité par e-mail.
Saisir le code reçu afin de définir le mot de passe de manière sécurisée.
Note pour les managers et administrateurs : Si un utilisateur possède plusieurs profils (personnel, manager ou administrateur), il peut utiliser les mêmes identifiants uniques. Cela lui permettra de naviguer facilement d'un espace à un autre depuis une interface centralisée.
2. Configuration des e-mails de connexion (Espace Administrateur)
L'administrateur référent de l'entreprise doit définir le canal de communication principal pour chaque salarié. Il a le choix d'utiliser l'adresse e-mail professionnelle ou personnelle comme identifiant de connexion.
La procédure de configuration se déroule ainsi :
Accéder au menu principal depuis l'espace administrateur.
Se rendre dans la section "Configuration", puis cliquer sur "Identifiants et accès".
Sélectionner la ligne du salarié concerné pour ouvrir sa fenêtre de gestion dédiée.
Modifier ou renseigner l'adresse e-mail (personnelle ou professionnelle) qui servira d'identifiant.
Cliquer sur "Enregistrer" et choisir l'option "Valider et envoyer l'invitation" (fortement recommandé pour déclencher immédiatement l'accès du salarié).
Toute modification effectuée dans cette section est synchronisée automatiquement et instantanément avec les fiches des salariés du Gestionnaire de paie Silae.
3. Gestion et activation des accès en masse
Pour gagner du temps lors du déploiement de l'outil, l'administrateur peut activer ou couper les accès de plusieurs salariés simultanément.
Pour réaliser cette action groupée, il faut suivre ces étapes :
Aller dans le menu "Configuration" puis dans "Identifiants et accès".
Cocher les cases situées à gauche du nom des salariés concernés dans la liste.
Cliquer sur le bouton "Activer l'accès" pour lancer les invitations ou sur "Désactiver l'accès" pour suspendre les comptes.
Suivre le statut de l'activation directement sur la colonne dédiée (les états affichés seront "Actif", "Inactif" ou "En attente d'activation").
⚠️ Lors de la mise en place de la gestion sociale, un seul compte est paramétré par défaut. Pour des accès administrateur supplémentaires (collaborateurs, associés, etc.), contactez votre Gestionnaire de Paie Dougs qui configurera les accès nécessaires. Pour les accès salariés, vous pouvez les créer directement depuis l'espace administrateur.
4. Création et gestion des équipes
La structuration des équipes est une étape indispensable pour pouvoir utiliser le module "Absences et mobilité". Elle permet aux managers de recevoir les notifications et de valider les demandes de congés ou de télétravail de leurs collaborateurs.
Voici comment configurer une équipe pas à pas :
Aller dans le menu "Configuration", sélectionner "Equipes", puis ouvrir l'onglet "Équipes managériales".
Cliquer sur le bouton "Ajouter une équipe".
Déterminer le manager de l'équipe en le sélectionnant dans la liste déroulante proposée.
Passer à l'étape suivante pour cocher et affecter les membres de l'entreprise qui feront partie de cette équipe.
Enregistrer les modifications pour figer la structure.
Règles importantes de gestion : Une équipe ne peut posséder qu'un seul et unique manager. De la même manière, une personne ne peut être désignée comme manager que d'une seule équipe à la fois. Les salariés non affectés restent visibles sous l'indicateur "Aucune équipe".
1 - Indicateurs sur les salariés non affectés à une équipe.
2 - Bouton permettant de modifier ou supprimer une équipe existante.
3 - Bouton permettant de masquer le menu indiquant les salariés non affectés à une équipe.
4 - Bouton permettant de créer une nouvelle équipe.
5. Consultation et distribution des bulletins de salaire
L'onglet dédié aux documents permet à l'administrateur de centraliser la gestion des fiches de paie de l'ensemble du personnel de l'entreprise.
Pour consulter ou extraire les documents, les fonctionnalités suivantes sont disponibles :
Se rendre dans le menu "Documents" puis sélectionner l'onglet "Bulletins de salaire".
Utiliser les filtres mis à disposition (recherche par date, par salarié, par statut, par groupe de salariés ou par établissement) pour cibler les documents.
Pour récupérer les fichiers, cliquer sur "Télécharger un PDF unique" afin de regrouper tous les bulletins sur un seul document.
Alternativement, cliquer sur "Télécharger plusieurs PDF" pour obtenir un fichier distinct par bulletin de salaire.
Procéder à la distribution des bulletins aux salariés de manière individuelle ou groupée directement depuis l'interface.
6. Téléchargement des fichiers de virement de salaire
mySilae permet de générer des fichiers d'ordre de virement pour simplifier le paiement des salaires à la fin du mois.
Pour exporter ces fichiers de paiement, la procédure requiert les actions suivantes :
Naviguer dans le menu "Documents" et cliquer sur l'onglet "Fichiers de virement de salaire".
Sélectionner la période concernée (le mois en cours) et filtrer la liste pour inclure tous les salariés ou seulement certains profils.
Personnaliser la date de versement souhaitée si nécessaire via le calendrier.
Cliquer sur le bouton "Télécharger" pour récupérer le fichier compressé au format ZIP.
Condition obligatoire : Le téléchargement et la génération du fichier ne sont possibles que si le numéro de RIB de chaque salarié a été préalablement renseigné dans sa fiche correspondante sur l'interface Dougs.
7. Suivi de l'agenda de la société et gestion des absences
L'agenda centralisé offre une visibilité complète sur la présence des équipes et permet de traiter rapidement toutes les demandes d'absence.
Les fonctionnalités de pilotage de l'agenda se résument ainsi :
Accéder au menu "Agenda de la société" pour visualiser les plannings triés par noms d'équipes.
Filtrer l'affichage en cochant un ou plusieurs salariés spécifiques pour affiner la lecture du calendrier.
Cliquer directement sur le nom d'un salarié pour consulter le détail de ses compteurs de congés (soldes) et réaliser une simulation d'acquis jusqu'à 12 mois dans le futur.
Ajouter une absence en cliquant sur le bouton "Ajouter une absence" ou en cliquant directement sur la case de la date ciblée dans l'agenda.
Gérer les absences en masse si nécessaire en ouvrant la page de saisie et en cliquant sur l'option "Tout sélectionner".
Traiter les demandes en cliquant sur l'événement pour valider, refuser ou annuler l'absence (cette action est impossible si l'absence est déjà valorisée sur un bulletin de salaire édité).
Pensez à joindre impérativement le justificatif médical en pièce jointe pour les arrêts de travail ou les accidents du travail.
Utiliser le filtre "Tâches" si l'entreprise possède plusieurs niveaux de validation, afin d'isoler les actions en attente du ressort de l'administrateur.
🍼 Congé paternité / maternité : dans le menu Absences, sélectionnez le motif "Congé paternité" ou "Congé maternité". La durée légale est de 25 jours calendaires pour une naissance simple (32 jours pour naissances multiples). Pendant ce congé, la rémunération versée par la société est suspendue — les indemnités journalières sont versées directement par la CPAM au dirigeant. Prévenez votre gestionnaire de paie Dougs dès que possible pour que l'attestation de salaire CPAM soit établie et que la DSN du mois intègre l'événement « Arrêt de travail — congé paternité/maternité ».
8. Saisie des éléments variables et des heures
Pour préparer la paie de chaque mois, l'administrateur doit reporter les éléments variables ainsi que les heures supplémentaires ou complémentaires travaillées.
Pour effectuer ces saisies réglementaires, voici la marche à suivre :
Aller dans le menu "Cycle de paie" puis cliquer sur la section "Variables - Heures".
Sous l'onglet "Variables", renseigner les primes, avantages ou éléments spécifiques dans le tableau récupéré de Silae Paie (la recherche se fait uniquement par le nom et le prénom des salariés).
Vérifier la couleur des pastilles d'alerte lors de la saisie : la pastille rouge indique une donnée incorrecte ou manquante, la bleue indique un chargement en cours, et la verte confirme que la donnée est correcte et synchronisée.
Règle de validation absolue : Pour sauvegarder une nouvelle saisie dans le tableau, il faut impérativement appuyer sur la touche "Entrée" du clavier.
Cliquer sur l'onglet "Heures" pour accéder au tableau des heures supplémentaires (HS) et complémentaires (HC) afin d'y renseigner le volume horaire effectué.
Utiliser le bouton "Recharger" si besoin pour récupérer instantanément les variables saisies côté Silae Paie par le gestionnaire de paie (cela n'écrase pas les valeurs saisies par l'administrateur, la saisie la plus récente restant prioritaire).
Saisir les chèques vacances
La saisie des chèques vacances dans mySilae nécessite un paramétrage particulier de la part du Gestionnaire de Paie. Si vous ne voyez pas la rubrique spécifique, contactez votre Gestionnaire de Paie qui pourra activer le paramètre nécessaire.
⚠️ La colonne "Vacances" dans la grille des variables ne correspond PAS aux jours de congés payés posés par le salarié. Elle est dédiée à la prime de vacances prévue par la convention collective. Pour déclarer une absence congés payés, il faut impérativement passer par le module "Absences". Le gestionnaire de paie n'a pas la main sur l'intitulé de cette colonne (il peut seulement la masquer si elle prête à confusion).
Titres-Restaurant et frais professionnels
Le calcul des avantages en nature et des remboursements de frais doit être ajusté chaque mois selon l'activité réelle.
Déclarer le nombre de Titres-Restaurant à attribuer en fonction des jours travaillés (déduction faite des absences et des repas d'affaires).
Saisir les indemnités kilométriques en précisant le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule.
Renseigner les remboursements de frais de bouche ou de déplacements professionnels sur justificatifs.
Vérifier que les montants saisis correspondent aux plafonds d'exonération en vigueur.
9. Gestion des commentaires avec le gestionnaire de paie
L'interface intègre un fil de discussion contextuel pour permettre à l'administrateur de transmettre des précisions importantes directement à votre gestionnaire de paie.
Pour utiliser ce canal de communication interne, il faut :
Cliquer sur le pictogramme en forme de bulle/note situé sur la ligne du salarié et de la variable concernée.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquer sur le bouton "Nouveau commentaire".
Saisir les explications (par exemple, une régularisation de prime) puis valider l'envoi.
Consulter l'historique des échanges directement dans cette fenêtre. La pastille bleue indique que le commentaire est transmis dans l'outil de gestion, et la pastille verte indique que le commentaire a été validé par le gestionnaire.
Attention : Aucune notification par e-mail n'est envoyée lors du dépôt d'un nouveau commentaire. L'administrateur doit consulter régulièrement l'interface pour découvrir les réponses du gestionnaire de paie.
10. Déclaration des acomptes sur salaire
Les acomptes versés aux salariés en cours de mois doivent être saisis pour être correctement déduits lors du calcul de la paie finale.
Pour enregistrer un acompte, l'administrateur doit exécuter les actions suivantes :
Aller dans le menu "Cycle de paie" et sélectionner l'onglet "Acomptes".
Cliquer sur le bouton "Déclarer un acompte versé".
Sélectionner le nom du salarié concerné dans la liste.
Indiquer la date de versement réelle (le système bloque toute saisie d'une date située dans le futur).
Saisir le montant précis en euros de l'acompte octroyé.
Vérifier ou modifier le libellé de l'acompte (rempli par défaut sous la forme "Acompte du JJ/MM/AAAA"). Ce texte sera directement imprimé et visible sur le bulletin de salaire final du salarié.
Seuls les acomptes liés à la période de paie en cours sont éligibles à l'affichage et à la modification sur cette interface.
11. Synthèse et validation définitive du cycle de paie
La validation finale est l'action qui clôture la période de saisie de l'entreprise et transmet officiellement l'ensemble des données aux équipes de gestion Dougs.
Pour clôturer le mois, la procédure définitive est la suivante :
Se rendre dans le menu "Cycle de paie" et cliquer sur l'onglet "Validation" (ou "Validation du cycle").
Passer en revue le tableau de synthèse qui récapitule toutes les variables, les heures, les absences et les acomptes saisis pour le mois.
Si une correction est nécessaire, retourner dans le menu d'origine correspondant, car les valeurs sont figées et non modifiables sur l'écran de synthèse.
Une fois la vérification globale finalisée, cliquer sur le bouton "Valider le cycle de paie".
Confirmer l'action dans la fenêtre d'avertissement en cliquant sur "Valider la période".
Une fois cette validation validée, le gestionnaire de paie Dougs reçoit automatiquement une notification pour éditer les bulletins. Les variables de paie de cette période ne sont plus modifiables. L'administrateur peut retrouver tous les rapports historiques en cliquant sur "Historique des comptes rendus".
12. Anomalies URSSAF : comprendre un débit inattendu
Si un client constate un prélèvement URSSAF sans correspondance visible dans Dougs, plusieurs situations peuvent l'expliquer :
Régularisation d'une DSN d'un mois antérieur (correction ou mois manquant)
DSN transmise avant l'activation complète de Dougs (reprise en cours d'exercice)
Un mois de paie déclaré manuellement hors Dougs avant la migration
Cotisations dues sur un avantage en nature déclaré (véhicule, logement, etc.)
Dans ce cas, téléchargez votre relevé de compte URSSAF depuis net-entreprises.fr ou urssaf.fr, puis transmettez-le à votre gestionnaire de paie pour analyse.
13. Corriger un bulletin après clôture
Une fois la période clôturée par votre gestionnaire, un bulletin ne peut plus être modifié directement dans mySilae. La correction passe obligatoirement par une intervention de l'équipe Dougs :
Identifier l'erreur précisément (montant, absence non prise en compte, avantage en nature manquant, etc.)
Contacter votre gestionnaire de paie Dougs en indiquant le mois concerné et la nature de l'erreur
L'équipe établit un bulletin rectificatif et envoie une DSN annule-et-remplace
Un ajustement peut être opéré sur le bulletin du mois suivant si nécessaire
💡 Net à payer ≠ Net imposable. Le net à payer est le montant viré au dirigeant. Le net imposable (montant à déclarer aux impôts) est différent — il inclut notamment la part patronale de prévoyance et les éventuelles IJ CPAM. Ne pas confondre ces deux montants lors de la déclaration d'IR.