Introduction sur la déductibilité des charges

Une fois par an, vous aurez besoin des 3 documents suivants :

  • un bilan, 
  • un résultat comptable,
  • un résultat fiscal. 

Le résultat est la différence entre vos recettes et vos dépenses. En comptabilité, on parle de produits et de charges

L’administration se base sur le résultat fiscal pour calculer vos impôts. 

En théorie, votre résultat comptable devrait être égal au résultat fiscal. Mais, dans la réalité certaines charges ne sont pas déductibles. Autrement dit, votre entreprise ne devrait pas les prendre à sa charge. 

Cela signifie que vous paierez de l’impôt sur ces charges comme si la dépense n’avait jamais eu lieu. C’est le cas des amendes qui ne sont pas des charges déductibles même si vous les avez payées avec le compte de votre entreprise.

Il est donc essentiel de savoir si une charge peut être déductible ou pas.
En effet, l’impact fiscal existe quand vous passez une charge en comptabilité : 

  • Vous allez récupérer la TVA sur la dépense (si vous êtes assujetti à la TVA). 
  • Vous allez minorer votre résultat imposable. Donc vous allez payer moins d’impôts. 

Pour ces motifs, la déductibilité de certaines charges est surveillée de près par l’administration.

Les dépenses déductibles controversées

Restaurant

Vous pouvez bénéficier de la déduction si les repas sont des repas dits d’affaires. Ils doivent être pris avec des clients, conseils, fournisseurs… Vous devrez donc noter sur vos tickets le nom et la qualité de vos invités. Un ticket de caisse faisant ressortir la TVA est généralement admis comme pièce justificative. Normalement, il faudrait avoir une facture systématiquement. Cette facture devrait mentionner le nom de votre société, l'adresse ... Cependant, les inspecteurs de l'administration tolèrent de n'avoir qu'un ticket de caisse jusqu'à une certaine limite. En effet, si une dépense excède 150€ HT, vous allez devoir demander une facture pour pouvoir procéder à la déduction.

Les repas pris à titre personnel par les dirigeants ne sont donc pas déductibles. Pour les entrepreneurs individuels à l’impôt sur le revenu, il existe toutefois une tolérance. 

Ils seront en effet déductibles du résultat si ces dépenses sont rendues nécessaires par l’exercice de la profession, justifiées par la distance existante entre le lieu d’exercice et le domicile et appuyées par une pièce justificative. 

Cette déductibilité n’est que partielle. En effet, il faudra déduire de la dépense effectuée le montant estimé par l’administration fiscale d’un repas pris à domicile (4.75€ en 2017).

Voiture

Différentes solutions existent et dépendent du cas de figure dans lequel vous vous placez : 

Si le véhicule est acquis par votre société. Si vous avez une utilisation mixte (professionnelle et privée), vous allez devoir évaluer l’avantage en nature dégagé. Ajouté à votre rémunération, il subira donc cotisations sociales et impôt sur le revenu. L’évaluation peut être réelle ou forfaitaire en SAS. En revanche, pour le gérant majoritaire en SARL ou l’entrepreneur individuel l’évaluation forfaitaire est théoriquement exclue.

Si le véhicule est acquis personnellement et fait l’objet d’une utilisation à des fins professionnelles. Vous allez pouvoir vous faire rembourser par votre société ces dépenses réalisées dans l’intérêt social. Deux possibilités sont offertes pour les sociétés à l’IS et les BNC : les indemnités kilométriques (IK) ou les frais réels. Pour les personnes imposées au titre des BIC, l’évaluation se fait aux frais réels. 

Pour connaître la solution la plus favorable concernant le véhicule différent aspects doivent être pris en compte. Par exemple, la valeur à neuf du véhicule, le type de véhicule (VU, VP ou dérivé VP), la puissance véhicule et son taux d’émission de CO2.

Métro et bus : Le forfait transport en commun

Vous avez un Pass Indigo, TCL ou un autre forfait de transport ? Vous avez dû remarquer que le forfait transport en commun est souvent attaché systématiquement à une personne physique. Ainsi, le plus simple pour vous est de payer personnellement et de vous faire rembourser par votre entreprise à l'aide de note de frais.

Attention aux avantages en nature sur le forfait transport en commun. Pour information, le trajet domicile-lieu de travail n'est pas déductible pour les dirigeants de sociétés. De fait, si votre siège social est à votre domicile, vous ne rencontrerez pas ce problème. Normalement, vous devez déterminer la quote-part utilisée à titre privé afin de le réintégrer en qualité d'avantage en nature.

Pour conclure, pensez bien à déterminer l'ensemble de vos frais que votre société devrait supporter à votre place. 

Métro et bus : Les tickets

Les tickets sont déductibles de votre compte de résultat. Par contre, ils n’ouvrent pas droit à la récupération de la TVA. En effet, il s’agit de transport de personne et donc la TVA n’est pas récupérable.

Vêtements

Sur le thème des vêtements, l’administration a tranché. Elle autorise la déduction des vêtements dits spécifiques et nécessaires à l’activité professionnelle. 

Un soudeur pourra par exemple déduire sa combinaison alors qu’un avocat verra cette possibilité exclue pour un costume. La frontière n’est pas jugée suffisamment distincte entre utilisation privée et professionnelle.

Cadeaux d’affaires

Vous pouvez offrir des cadeaux à vos clients si ceci est également bénéfique à l’intérêt social. Cependant, les dépenses somptuaires sont strictement exclues comme la chasse, la mise à disposition de résidence de plaisance ou la pêche.

En outre, la déductibilité de la TVA sur les cadeaux n’est pas possible lorsque ceux-ci dépassent 69€ TTC.

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