Le cadre juridique et la convention de stage
Le stage doit obligatoirement s'inscrire dans un cursus pédagogique. Cela signifie qu'il ne peut pas exister de stage sans une convention signée par trois parties : votre entreprise, le stagiaire et son établissement d'enseignement. Ce document définit les missions, les dates de début et de fin, le temps de travail hebdomadaire ainsi que l’éventuelle gratification et les avantages. Contrairement à un salarié, le stagiaire ne possède pas de contrat de travail et ne cotise à aucune charge sociale (retraite, chômage, etc.), sauf si sa gratification dépasse le seuil de franchise légal.
La durée du stage et ses limites
La durée d'un stage est limitée pour garantir son caractère pédagogique. Un stagiaire ne peut pas rester dans votre entreprise plus de 6 mois par année d'enseignement. Pour calculer cette durée, on considère que 7 heures de présence consécutives ou non correspondent à une journée, et que 22 jours de présence correspondent à un mois. Si vous souhaitez accueillir successivement plusieurs stagiaires sur un même poste, vous devez respecter un délai de carence correspondant au tiers de la durée du stage précédent.
La gratification et les seuils de paiement
La rémunération d'un stagiaire est appelée "gratification". Elle n'est pas obligatoire si la durée du stage est inférieure ou égale à 2 mois (soit 44 jours ou 308 heures). Au-delà de cette durée, le versement d'une gratification devient obligatoire dès la première heure du premier jour de stage. Le montant minimum est fixé par la loi et est généralement réévalué chaque année. Cette gratification est exonérée de charges sociales pour l'employeur et le stagiaire, tant qu'elle ne dépasse pas le plafond horaire de la sécurité sociale.
Les obligations liées aux bulletins de paie
La gestion de la paie dépend du montant versé au stagiaire. Voici comment cela s'organise :
Si la gratification est inférieure ou égale au seuil de franchise (le minimum légal), l'édition d'un bulletin de paie n'est pas obligatoire, bien qu'elle soit recommandée pour le suivi comptable.
Si vous choisissez de verser un montant supérieur au minimum légal, l'édition d'un bulletin de paie devient obligatoire car des cotisations sociales devront être calculées sur la part qui dépasse le seuil.
Dans tous les cas, les sommes versées doivent apparaître dans votre comptabilité.
Les droits et avantages du stagiaire
Même s'il n'est pas salarié, le stagiaire bénéficie de certains avantages en vigueur dans votre entreprise. Vous devez notamment prendre en compte les points suivants :
Le stagiaire a accès au restaurant d'entreprise ou aux tickets-restaurant dans les mêmes conditions que vos salariés.
Vous avez l'obligation de rembourser une part de ses frais de transport entre son domicile et le lieu de stage (généralement 50 % de l'abonnement aux transports publics).
Le stagiaire doit bénéficier des mêmes protections en matière de santé et de sécurité que le reste de votre équipe.
Pour rappel, un stagiaire n’a pas vocation à remplacer un salarié en CDI ou en CDD.
L'intégration du stagiaire dans votre interface Dougs
Pour que votre stagiaire soit correctement pris en compte dans votre comptabilité et pour le suivi de ses frais, il doit être enregistré comme n'importe quel autre collaborateur. Voici les étapes à suivre dans votre espace client :
Vous devez créer une "Fiche personne" au nom du stagiaire pour centraliser ses coordonnées.
Il est impératif de créer également une "Fiche salarié" associée, en sélectionnant le profil correspondant au stage.
Ces étapes permettent à l'application de générer les écritures comptables adéquates et de vous permettre de lui rembourser ses frais de transport ou ses notes de frais éventuelles.
En respectant ces quelques règles, vous assurez un cadre légal protecteur pour votre entreprise et une expérience enrichissante pour votre stagiaire. N'oubliez pas que la convention de stage est votre document de référence pour toute question spécifique au cursus de l'étudiant.