Voici une liste non exhaustive qui pourra vous aider à comprendre quelles sont les dépenses que vous pouvez faire passer sur votre société ou non. En termes comptables, quelles sont les charges déductibles.

D'une manière générale, si la dépense est effectuée dans l’intérêt et dans la gestion normale de votre société (montant non excessif), elle sera admise en déduction de votre résultat, appuyée obligatoirement par une facture justificative.

Malgré tout, il existe certaines dépenses spécifiques pour lesquelles la déduction peut être remise en cause en cas de contrôle fiscal :

Frais de création

Vous avez certainement réglé personnellement tous les frais liés à la création de votre société (honoraires juridiques, frais d’annonces légales, frais de greffe, etc.). Vous pouvez les inclure dans les charges de votre entreprise et récupérer la TVA sur ces frais. Pour cela, il faudra les inscrire dans votre onglet Comptabilité de Dougs en cliquant sur le bouton ”Ajouter une note de frais” (voir comment faire).

Restaurant

Vous pouvez déduire vos repas si ce sont des repas dits d’affaires. Ils doivent être pris avec des clients, conseils, fournisseurs… Vous devrez donc noter sur vos tickets le nom et la qualité de vos invités. Un ticket de caisse faisant ressortir la TVA est généralement admis comme pièce justificative. Normalement, il faudrait avoir une facture systématiquement. Cette facture devrait mentionner le nom de votre société, l'adresse... Cependant, les inspecteurs de l'administration tolèrent de n'avoir qu'un ticket de caisse jusqu'à une certaine limite. En effet, si une dépense excède 150€ HT, vous allez devoir demander une facture pour pouvoir procéder à la déduction (voir notre article sur les mentions obligatoires d’une facture).

Les repas pris à titre personnel par les dirigeants ne sont donc pas déductibles. Il existe toutefois une tolérance. Ils seront en effet déductibles du résultat si ces dépenses sont rendues nécessaires par l’exercice de la profession, justifiées par la distance existante entre le lieu d’exercice et le domicile et appuyées par une pièce justificative. Ces dépenses sont alors déductibles pour la part comprise entre 4.80€ et 18.40€ en 2018.

Voiture

Différentes solutions existent et dépendent du cas de figure dans lequel vous vous placez :

  • Si le véhicule est acquis par votre société vous pouvez déduire les frais réels de votre véhicule (carburant, assurance, entretien, amortissement, voir notre article dédié aux frais de véhicules). Attention, s’il s’agit d’un véhicule de tourisme, l’amortissement ou les loyers du véhicule ne sont pas déductibles en totalité suivant le nombre de grammes de Co2 dégagés par kilomètre. Vous devrez également payer la Taxe Véhicule de Société (TVS) qui ne sera pas déductible de votre résultat. D’autre part, si vous utilisez le véhicule à titre personnel, un avantage en nature sera calculé et soumis aux cotisations sociales.
  • Si le véhicule est acquis personnellement et fait l’objet d’une utilisation à des fins professionnelles, vous pourrez déduire des indemnités kilométriques forfaitaires (voir notre article dédié aux indemnités kilométriques) pour vos déplacements professionnels uniquement. Attention : le trajet domicile > entreprise ne sera pas admis en cas de contrôle de l’administration pour les gérants de SARL et les présidents de SAS.

Pour connaître la solution la plus favorable concernant le véhicule (conserver un véhicule personnel ou avoir un véhicule de société ?) différents aspects doivent être pris en compte. Par exemple, la valeur à neuf du véhicule, le type de véhicule (VU, VP ou dérivé VP), la puissance véhicule et son taux d’émission de CO2.

Métro et bus : Le forfait transport en commun

Vous avez un Pass Navigo, TCL ou un autre forfait de transport ? Le plus simple pour vous est de le payer personnellement et de vous faire rembourser par votre entreprise à l'aide de note de frais (voir notre article sur les notes de frais

Attention aux avantages en nature sur le forfait transport en commun. Pour mémoire, ce forfait va vous permettre de pouvoir circuler tous les jours de l'année à titre professionnel et privé. Il est donc tentant en cas de contrôle fiscal ou Urssaf de redresser le dirigeant sur sa partie privé. Pour information, le trajet domicile-lieu de travail n'est pas déductible pour les dirigeants de sociétés. De fait, si votre siège social est à votre domicile, vous ne rencontrerez pas ce problème. Normalement, vous devez déterminer la quote-part utilisée à titre privé afin de le réintégrer en qualité d'avantage en nature. Nous vous conseillons donc de prendre en compte, dans votre note de frais, une quote-part de votre forfait transport par rapport à l’utilisation professionnelle (Par exemple 5/7 du montant de votre forfait pour 5 jours travaillés sur 7).

Métro et bus : Les tickets

Les tickets sont déductibles de votre compte de résultat. Par contre, ils n’ouvrent pas droit à la récupération de la TVA. En effet, il s’agit de transport de personnes et donc la TVA n’est pas récupérable.

Vêtements

La déduction des vêtements dits spécifiques et nécessaires à l’activité professionnelle est autorisée.

Un soudeur pourra par exemple déduire sa combinaison alors qu’un avocat verra cette possibilité exclue pour un costume car il s’agit d’un vêtement utilisable dans la vie privée.

Cadeaux d’affaires

Vous pouvez offrir des cadeaux à vos clients si ceci est également bénéfique à l’intérêt de la société. Le montant doit rester raisonnable. Cependant, certaines dépenses sont strictement exclues comme la chasse, la mise à disposition de résidence de plaisance ou la pêche.

En outre, la déductibilité de la TVA sur les cadeaux n’est pas possible lorsque ceux-ci dépassent 69€ TTC par bénéficiaire et par an.

Loyer pour une entreprise domiciliée chez vous 

Si votre entreprise est domiciliée chez vous et que vous êtes propriétaire, vous pouvez lui faire payer une partie de votre loyer et de vos charges locatives (électricité/ téléphone/ internet...). Pour cela il vous suffit de réaliser une convention de mise à disposition. Il s'agit d'un document juridique que nous pouvons réaliser pour vous. 

Cette convention définit principalement deux choses :

  • Les différentes charges que vous souhaitez faire payer à votre entreprise.
  • Le pourcentage de ces charges payables par la société. Pour le loyer par exemple, on part en principe sur une douzaine de mètres carrés de bureau que l'on divise par la surface totale de votre habitation. 

Cependant, il ne faut pas oublier qu'en tant que "loueur" vous êtes tenu de déclarer les loyers encaissés ou facturés à votre société dans la catégorie des revenus fonciers.

Si vous avez le moindre doute sur la déductibilité d’un achat ou d’une charge sur votre société, n’hésitez pas à nous poser la question sur le chat, nous sommes là pour vous aider.

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